Eventfilm - So machen Sie mehr aus Ihrem Event

Eventfilm – So machen Sie mehr aus Ihrem Event

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Ein Eventfilm ist ein filmischer Zusammenschnitt eines Events bzw. einer Veranstaltung. Er dokumentiert Ihr Event und fängt die Atmosphäre, Dynamik oder Flair ein. Im besten Fall alles gemeinsam, aber lesen Sie selbst:

Was ist ein Eventfilm?

Ein Eventfilm ist ein filmischer Zusammenschnitt eines Events bzw. einer Veranstaltung. Er dokumentiert also Ihr Event und fängt die Atmosphäre, Dynamik oder das Flair des Events ein.

Im Gegensatz zu einem Imagefilm oder Werbefilm wird ein Eventfilm in der Regel ohne vorher festgelegtes Drehbuch umgesetzt. Der Grund dafür ist, dass ein Eventfilm von emotionalen Momenten und Atmosphäre lebt, die sich im Vorhinein nicht planen lassen. In der Regel wird hier nicht mit professionellen Darstellern oder Statisten gearbeitet, sondern möglichst authentisch (wenngleich ggf. inszeniert) dokumentiert. Was nicht heißt, dass die Filmproduktion völlig unvorbereitet in den Dreh geht, aber dazu später mehr.

Welche Vorteile hat ein Eventfilm?

Ein Eventfilm bietet eine Vielzahl von Vorteilen, die weit über die reine Dokumentation der Veranstaltung hinausgehen können. Die Wichtigsten:

Sponsoren akquirieren

Ein großes Event geht meist nicht ohne zuverlässige Sponsoren von Statten. Das bedeutet im Hintergrund also viel Überzeugungs- und Telefonarbeit. Um den Verantwortlichen ein wenig unter die Arme zu greifen, kann ein Eventfilm von Vorteil sein, denn was könnte mehr Überzeugungsarbeit bei Sponsoren leisten und besser die Atmosphäre und Stimmung einfangen als ein hochwertig produzierter Film? 

Teilnehmer gewinnen

Ein Event lebt natürlich von den Auftritten und den Themen, aber noch viel wichtiger: es lebt von den Teilnehmern. Und wie könnten künftige Teilnehmer besser emotional begeistert werden als mit dem audio-visuellen Erlebnis vom letzten Event? Setzen Sie den Film ergänzend zu den Hard Facts auf Ihre Homepage oder verlinken Sie ihn über QR-Code aus dem Flyer. So bekommt Ihre Zielgruppe direkt einen Eindruck von der Stimmung und damit Lust auf das Event.

Teilnehmer motivieren

Ein Eventfilm – oder vielmehr das Kamerateam vor Ort – kann zudem die Teilnehmer vor Ort motivieren und begeistern. Eine Kamera vor Ort vermittelt immer einen Hauch von Hollywood, von Größe und Wichtigkeit. Unsere Erfahrung der letzten 10 Jahre hat gezeigt, dass sich Teilnehmer geehrt fühlen und das Event sehr viel positiver in Erinnerung behalten, wenn sie ein Kamerateam vor Ort wahrnehmen.

Erinnerungen kreieren

Ein Eventfilm kann den Teilnehmern helfen, sich im Nachhinein besser an das Event zu erinnern oder Erinnerungen aufzufrischen. Einige unserer Eventfilme haben im Nachhinein durchgehend zahlreiche Aufrufe erhalten, weil die Teilnehmer sich das Video in regelmäßigen Abständen erneut ansehen, ihren Freunden und Kollegen zeigen und in Erinnerungen schwelgen. Steht ein Event in unmittelbarem Zusammenhang mit Verkaufsförderung oder einer Kampagne, kann der Eventfilm nach zwei bis vier Wochen als Erinnerung an das Event eingesetzt werden.

Verwertungsdauer verlängern

Der größte Vorteil eines Eventfilms ist die Verlängerung der Verwertungsdauer. Indem Sie eine vergleichsweise kleine Summe zusätzlich investieren, können Sie die Veranstaltung länger leben lassen als nur den Event-Zeitraum vor Ort. Dadurch kann die Effekt-Show vor Ort, die vermittelten Informationen und sogar einzelne Elemente länger gezeigt werden und dadurch auch einem breiteren Publikum zugänglich gemacht werden.

Die Rentabilität eines Eventfilms ist dadurch sehr viel leichter zu berechnen als die von anderen Filmen. Auch, wenn der Imagefilm das rentabelste Marketing-Instrument von allen sein kann. Wie Sie die Rentabilität Ihres Imagefilms berechnen, lesen Sie hier.

Wie wird ein Eventfilm produziert?

Wie oben angesprochen, gehen Filmemacher zwar ohne Drehbuch in den Dreh eines Eventfilms, das heißt aber nicht, dass wir einfach blind drauf losfilmen.

Für die meisten Eventfilme wird vorher eine Art Zeitplan erstellt. Dort steht, was wann wo passiert und auf was der Fokus gesetzt werden soll. Anhand dieses Zeitplanes beschließen wir gemeinsam mit Ihnen, wann wo welche Kamerateams eingesetzt werden.

Der Fokus kann zum Beispiel auf folgende Punkte gesetzt werden:

  1. Atmosphäre
  2. Information
  3. Menschen
  4. Emotionen
  5. Special Guests

Experten-Tipp: Dieser Zeitplan spielt übrigens eine wichtige Rolle beim Preis des Eventfilms. Wenn ein einzelner Kameramann an einem fest stehenden Stativ einen statischen filmt, ist das natürlich kostengünstiger als drei Kameramänner, die verschiedene Vorträge zur gleichen Zeit filmen – oder ein frei arbeitendes Team, das die Atmosphäre von Start bis Ende begleitet.

Welche Stile gibt es bei einem Eventfilm? 

Einen Eventfilm zu drehen geht auf viele verschiedene Art und Weisen. Wir haben hier die Gängigsten für Sie aufgelistet:

  • Ein oder mehrere Kamerateams sind auf dem Event unterwegs und folgen einer oder mehreren Personen / Handlungen
  • Kameras werden auf Stativen aufgebaut und filmen statisch einen bestimmten Teil des Events, z.B Vorträge oder einen Act.
  • Zusätzlich möglich und immer ein Highlight für jeden Film: Luftaufnahmen mittels Kameradrohnen von der Location des Events und/oder den Teilnehmern.
    Wichtig: Luftaufnahmen und Kamera-Multikopter (“Drohnen”) unterliegen dem dt. Luftfahrtgesetz. Denken Sie daran, dass die Filmproduktion eine Aufstiegsgenehmigung hat und der Flug beim zuständigen Ordnungsamt und/oder der Polizei angemeldet ist. Ebenfalls sind spezifische Versicherungen notwendig. Falls Sie mehr über Luftaufnahmen wissen wollen, haben wir hier einen ganzen Artikel für Sie zusammengestellt.

Da sich jedoch nicht jeder Aspekt voraussehen lässt, gehört für eine gute Filmproduktion immer Flexibilität, Neugierde und Improvisationsgeschick dazu, um das Beste aus unerwarteten Gegebenheiten zu machen.

Vertonung und musikalische Untermalung

Ein wichtiger Stimmungsträger von Ambiente und Qualität ist die Vertonung des Eventfilms und die musikalische Untermalung. 

Bei der Vertonung gibt es verschiedene Möglichkeiten: 

  1. Ton über die Kamera
    Bei einigen Events wird der Fokus auf die Inhalte gesetzt, ein gutes Beispiel dafür sind Fachvorträge oder Kongresse. Hier ist der Audio-Ton teilweise sogar wichtiger als das visuelle Bild (das sich meist auf die Speaker beschränkt). Hierbei wird der Ton direkt live vor Ort eingespeist und mit aufgenommen.
  2. Professioneller Off-Sprecher
    Bei dieser Variante wird vor Ort kein Ton aufgenommen, sondern gesondert im Nachhinein über einen Off-Sprecher eingesprochen. Das gibt dem Film nicht nur einen qualitativen Schub, sondern liefert Informationen auf den Punkt. 
  3. O-Töne
    O-Töne sind kurze Interviews von Teilnehmern vor Ort. Sie können Ihrem Eventfilm nicht nur einen persönlichen Touch geben, sondern binden dazu noch Ihre Teilnehmer aktiv ein. O-Töne können als Ersatz für einen professionellen Sprecher genutzt werden oder den Sprecher bestätigen bzw. ergänzen. Entscheidet man sich für beides, fungiert der Sprecher meist als neutraler Erzähler bzw. Stimme des Unternehmens/Absenders und die O-Töne als Testimonials bzw. Experten.
  4. Texteinblendungen
    Texteinblendungen haben auf den ersten Blick nicht direkt etwas mit der Vertonung zu tun, sind jedoch ein wichtiger Bestandteil – gerade in der heutigen Zeit. Die meisten Menschen konsumieren tagtäglich soziale Medien wie Instagram, Facebook & Co. Standardmäßig sind Videos dort stumm und erst nach händischem einschalten mit Ton verfügbar. Ohne Ton ginge ohne Texteinblendungen also ein Teil der Botschaft verloren. Texteinblendungen können als durchlaufender Untertitel vorgenommen werden (in diesem Fall geben sie 1:1 das von Sprecher oder O-Ton gesprochene Wort wieder). Sie können aber auch als Schlagworte die wichtigsten Fakten zusätzlich ergänzen. Letztere Variante gibt dem Film außerdem einen modernen Touch.

Soweit als Überblick über mögliche Vertonungsmöglichkeiten. Natürlich schließen sich die Möglichkeiten gegenseitig nicht aus, man kann sie sogar sehr gut miteinander kombinieren. Eine der beliebtesten Mischungen ist Off-Sprecher + O-Töne: Der Sprecher verleiht die nötige Seriosität, Qualität und kann zudem von der Marketing- oder Pressestelle gesteuert werden, während die O-Töne für Sympathie, Authentizität und Emotionen sorgen.

Wie kann ein Eventfilm dargestellt werden?

Ein Eventfilm kann auf vielfältige Arten inszeniert werden. Wir listen hier die gängigsten Arten auf, von “einfach + preiswert” nach “aufwändig + teurer”

Dokumentarische Reportage
Die dokumentarische Reportage ist eine rein passive Dokumentation des Geschehens vor Ort. Im Vorfeld wird nichts geplant, das Kamerateam filmt also das, was vor Ort zu sehen ist, und verlässt sich dabei auf oben genannte Intuition, natürliche Kreativität und Flexibilität.

Dokumentarisch-inszenierte Reportage
Diese Art der Dokumentation ist wie oben, nur dass hier auch kleinere Inszenierungen vorgenommen werden können. Zum Beispiel das Anstoßen von Gläsern, Händeschütteln oder die Übergabe eines wichtigen Gegenstandes. Auch können Statisten eingesetzt werden. Hierfür wird im Vorfeld ein grober Zeit- und Ablaufplan erstellt und ein roter Faden besprochen. Dadurch haben Sie als Auftraggeber bereits im Vorfeld mehr Kontrolle darüber, wie der fertige Film am Ende aussehen kann.

Event Story
Eine immer beliebtere Art des Eventfilms ist eine inszenierte Geschichte: Der Film begleitet eine (fiktive) Person oder einen Gegenstand über das Event. Der Zuschauer erlebt das Event quasi aus der Sicht eines Teilnehmers. Das Event spielt eine zentrale Rolle, gleichzeitig sind jedoch viele (oder alle) “Stationen” im Vorfeld festgelegt und werden vor Ort im Rahmen des Möglichen inszeniert. Diese Art von Film kann sehr viel emotionaler und persönlicher wirken, benötigt jedoch eine/n halbwegs professionelle/n “ProtagonistIn”.

Inszenierter Werbedreh
Der inszenierte Werbedreh ist wie die oben genannten Filme, aber nur noch zu einem kleineren Teil wirkliche Dokumentation des Events. Vielmehr wird hier das Event als Anlass genommen, um professionelle Darsteller/Models werbewirksam im Film zu inszenieren. Dazu wird im Vorfeld ein Drehbuch ausgearbeitet und ggf. bereits ein Scouting durchgeführt und ein Storyboard erstellt. Das Endprodukt kann im Zusammenhang mit dem Event vermarktet werden, aber auch als eigenständiger Werbedreh.

Beispiele, wie Ihr Eventfilm aussehen könnte:

Wie kann ich meinen Eventfilm verbreiten?

Glückwunsch, Ihr Event war erfolgreich und der Eventfilm ist produziert! Jetzt stellt sich natürlich die Frage: Wie erreicht der Film so viele Zuschauer wie möglich? 
Unsere Empfehlung: Teilen Sie den Film auf allen Ihnen verfügbaren Kanälen. Die wichtigsten haben wir Ihnen kurz aufgelistet.

  1. Homepage. Kurz nach oder vor einem anstehenden Event kann man den Eventfilm auf die Startseite Ihrer Homepage einbinden, oder dauerhaft unter einer Kategorie. So können sich Besucher jederzeit darüber informieren und sich einen direkten Eindruck verschaffen. 
  2. Social Media. Wie bereits erwähnt sind Filme die beliebtesten Medien auf Instagram und Co. Wenn Sie auf das Video-Posting zusätzlich bezahlte Werbung schalten, haben Sie die Möglichkeit Ihre Zielgruppe direkt zu definieren und anzusprechen, um so neue Teilnehmer oder Sponsoren zu gewinnen. Mehr dazu, wie und welche Zielgruppen Sie über Soziale Medien erreichen können, haben wir hier für Sie zusammengetragen.
  3. Messen. Ein Messestand ist eine einzige große Werbeplattform für Sie und eine Informationsmöglichkeit für potentielle Kunden und Interessenten. Ein Eventfilm ist eine gute Möglichkeit, Bewegtbild auf Ihren Stand zu bringen. Stumm auf einem Monitor laufend kann er neue Leute anziehen und direkt zu neuen Gesprächsthemen führen.
  4. Nächste Veranstaltung. Eine ebenfalls beliebte Variante ist, den Film auf der nächsten Veranstaltung zu zeigen. Das hebt nicht nur die Stimmung der Teilnehmer, sondern zeigt auch, worauf sie sich freuen dürfen.

Die drei Kernkompetenzen eines guten Eventfilms:

Ein Auge fuer Qualitaet

Qualität

Unsere Qualität zeichnet sich durch kreativ-dynamische Perspektiven aus. Hochwertige Objektive und 4K-Kameras sorgen auf der technischen Seite für High Quality.

Eventfilm

Präsentation

Durch Emotionen und Seriosität präsentieren wir Ihr Event von der besten Seite, greifen Ihre Werte auf und porträtieren Sie auf moderne und professionelle Art und Weise.

Eventfilm DJ

Information

Mit kreativen Szenen setzen wir Ihr Event gekonnt in Szene. Dabei haben wir immer die Brille der Zielgruppe auf und finden uns schnell in Ihre Marke ein – wir bringen alles auf den Punkt.

Wer wir sind: Pathfinder Studios

Pathfinder Studios ist eine Full-Service Film- und Medienproduktion bestehend aus einem kreativen und modernen Team mit Sitz im Rheinland.
Über 10 Jahre Erfahrung und mehr als 300 abgeschlossene Filmprojekte haben uns zu dem gemacht was wir sind. Zu unseren Kunden gehören namhafte Industrieunternehmen, Mittelstand, KMU, öffentliche Hand und Konzerne.

Unser Anspruch ist es in jedem Projekt unsere Filme noch besser und unsere Kunden noch erfolgreicher zu machen.
Pathfinder Studios setzt sich aus vier Produzenten und 13 Filmschaffenden zusammen.

Dabei arbeitet jedes Teammitglied nach dem Pathfinder-Credo: “Wir machen Filme für Marken, die wir lieben. Mit Geschichten, die Menschen hören wollen – und Bildern, die Menschen sehen wollen.”

Kunden, die bereits in uns vertrauen.

Kunden und Referenzen von Pathfinder Studios

Das sagen unsere Kunden über uns

Die Pathfinder Studios haben unser Projekt COMICIADE in Film perfekt präsentiert und es geschafft die sehr komplexe Veranstaltung auf den Punkt zu bringen und mit optischen Effekten im Comic-Stil perfekt umzusetzen. Wir haben nicht auszusetzen – im Gegenteil: Mit 3 Wörtern: Wir sind begeistert

Alexander Samsz, Inhaber der nonplusultra Werbeagentur 

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