So trotzt Ihr Event der Krise – 5 Tipps für Veranstaltungen in Zeiten von Corona

Diesen Artikel von Mai 2020 haben wir im Januar 2022 für Sie aktualisiert, um Ihnen auf unserem Blog weiterhin die relevantesten Informationen rund um Imagefilm und Marketing zu liefern.

Gehören Sie auch zu den Unternehmen und Branchen, die auf Events und Veranstaltungen angewiesen sind?

Wir geben wertvolle Tipps, wie Sie trotz Krise Events durchführen können und sich einen Vorteil gegenüber dem Wettbewerb verschaffen. Denn Messen, Roadshows, Schulungen und Konferenzen können auch in Zeiten von Corona stattfinden!

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Wie Live-Kommunikation trotz Corona funktioniert

Die aktuelle Lage zwingt Unternehmen jeder Art zum Umdenken. Besonders hart betroffen sind alle Unternehmen und Branchen, die auf Live-Kommunikation angewiesen sind: Messen, Roadshows, Veranstaltungen, Konferenzen, Schulungen und viele andere Arten von Events müssen derzeit ausfallen.

Zumindest in der gewohnten Form! Denn in Krisenzeiten gilt der berühmte Spruch von Henry Ford mehr denn je:

Wer aufhört zu werben, um Geld zu sparen,
kann ebenso seine Uhr anhalten, um Zeit zu sparen.

Henry Ford

Und da wir als Unternehmer grundsätzlich eine positive Grundeinstellung haben, versuchen wir in der aktuellen Krise auch keine Bedrohung zu sehen, sondern eine Chance. Mit diesem Blogartikel möchten wir Ihnen helfen, diese Chance zu ergreifen und bestmöglich zu nutzen!

Events digitalisieren

Auch in Zeiten von #SocialDistancing können Events stattfinden. Digitale Meetings und Videokonferenzen sind mittlerweile für die meisten Unternehmen ein genauso geläufiger – und alltäglicher – Begriff wie Homeoffice. Vor ein paar Jahren für viele noch undenkbar, heute inzwischen Alltag.

Sie stehen vor der Qual der Wahl? Wir helfen bei der Entscheidung:

“Digitale Events” – hier das kostenlose eBook herunterladen.

Die beliebtesten Meeting Apps in Deutschland:

• Zoom – trotz anfänglicher Datenschutz-Schwächen die meistgenutzte App seit Corona. Auch die meisten Meetings unserer Kunden laufen über Zoom.
• Microsoft Teams – wer ohnehin Microsoft Outlook und Teams nutzt, kann hier sehr einfach Meetings erstellen und mit Outlook synchronisieren.
• Google Hangouts – wer sich im Google-Versum bewegt, kann sehr gut über Google Hangouts virtuell connecten.
• GoToMeeting – immer stärker im Kommen ist in Deutschland diese App, die vor allem mit Bildqualität und sicherer Verbindung punktet.
• Apple FaceTime – wenn alle Teilnehmer ein Apple Gerät nutzen, ist FaceTime eine gute Möglichkeit.
• WhatsApp Video Calls – Hauptsächlich im privaten Bereich genutzt, erfreut sich in Krisenzeiten auch der Videotelefonie-Dienst von WhatsApp größerer Beliebtheit.

Virtuelle Messen und digitale Pressekonferenzen

Aber auch Messen, Roadshows, Pressekonferenzen und Fachkongresse können digitalisiert werden! Richtig inszeniert und vermarktet kann das sogar mehr Reichweite und Erfolg bringen als die „klassische Inszenierung“.

Wir durften bereits einige Events für unsere Kunden digitalisieren und erklären Ihnen, wie es geht.

Welche Events lassen sich digitalisieren?

• Pressekonferenzen
• Fachkongresse
• Messen
• Produktvorstellungen
• Podiumsdiskussionen
• Vorträge

Wie lassen sich Events digitalisieren?

Der Trend beim digitalen bzw. virtuellen Event hat zwei Ausprägungen, die meistens sogar beide genutzt werden, um die maximale Reichweite zu generieren:

Live Streaming von Events und Video-Aufzeichnung von Events.

• Event Livestream – Das Event wird vor Ort mit (mindestens) einer Kamera aufgenommen und direkt live ins Internet gesendet. Das kann ein geschlossener Raum sein, z.B. eine Zoom-Konferenz oder Webseite, oder ein offener Kanal wie Facebook, Youtube oder andere Livestreaming Kanäle (z.B. Twitch, Mixer).
• Event aufzeichnen und als Video on Demand bereitstellen – Gleichzeitig (oder alternativ) können Unternehmen das Event professionell filmen lassen und als Eventfilm bzw. Aftermovie oder auch als Konferenzvideo online bereitstellen.

Der Trend in der Krise: Event live streamen

Als Filmproduktion erhalten wir aktuell viele Anfragen nach Livestreaming von Events. Und der Vorteil liegt auf der Hand: Dadurch können Unternehmen Veranstaltungen auch weiterhin durchführen, sogar ohne Zuschauer vor Ort – und gleichzeitig für eine unbegrenzte Anzahl an Zuschauern und Teilnehmern.

Events live streamen eignet sich für jede Art von Firmen-Events. Besonders gut eignen sich nach unserer Erfahrung Pressekonferenzen, Podiumsdiskussionen, Vorträge und Kongresse.

Dabei kann ein Event Livestream sowohl aufgebaut sein wie die beliebten Konferenzen von Apple, Microsoft und Co. Aber auch wie Talkshows, in denen Moderator und/oder Redner direkt mit der Kamera – und damit dem Zuschauer – sprechen. Genau wie diese beiden Formate können live gestreamte Unternehmens-Events eine Mischung aus Live-Reden und eingespielten Videos sein, zum Beispiel mit weiteren O-Ton Statements oder auch Produktfunktionen und sogar Imagefilmen.

Event live streamen – so geht’s

Technik:

Um ein Event live zu streamen, brauchen Sie eine Möglichkeit, die Moderatoren bzw. Redner in Bild & Ton aufzuzeichnen. Dabei gilt: Je höher die Qualität, desto besser. Am besten wenden Sie sich dafür an Profis, idealerweise aus der Film- und Videoproduktion, alternativ auch aus dem Event-Bereich.

Die Technik ist zwar etwas aufwändiger als bei üblichen Events. Die Kosten rechnen sich aber für fast all unsere Kunden gegen eingespartes Catering und Raummiete auf – und ergeben sogar teilweise ein Plus, selbst, wenn die höhere Reichweite und damit der potenziell höhere ROI nicht mit einbezogen wird. Denn in einer Event-Location ist der Platz für Teilnehmer und Zuhörer begrenzt; im Internet nicht.

Kanal:

Entscheiden Sie im Vorfeld, auf welchem Kanal Sie das Event streamen möchten. Das kann eine Videokonferenz sein, zum Beispiel über Zoom oder GoToMeeting, aber auch ein Live Video auf Facebook oder Youtube. Wenn Sie mehr Events in dieser Richtung planen, können Sie auch eine eigene Internetplattform mit gesondertem Login-Bereich für Ihre Teilnehmer aufbauen.

Wir haben bereits Live Streams an knapp 1.000 Zuschauer realisiert und mit über 100 gleichzeitig aktiven Teilnehmern begleitet.

Inhalt:

Wie bei einem herkömmlichen Event auch, entscheiden Sie im Vorfeld, welches Thema in welcher Form und Ausführlichkeit behandelt werden soll. Denken Sie daran, dass die Zuschauer nicht im selben Raum sind. Interaktionsmöglichkeiten, Pausenzeiten und Fragerunden verschieben sich dadurch gegebenenfalls.

Gleichzeitig eröffnet Ihnen die digitale Form des Live Events völlig neue Möglichkeiten, je nach Plattform zum Beispiel virtuelle Fragerunden, Interaktion durch Chat-Nachrichten oder verschiedene Meeting-Räume.

Mehr Event trotz Krise: Video on Demand

Diese Lösung der aktuellen Lage hat einen weiteren Vorteil: Wenn Sie Ihr Event ohnehin für den Livestream mit Kameras und Mikrofonen aufzeichnen, können Sie das Videomaterial direkt einer Sekundärauswertung als Eventfilm Aftermovie nutzen.

Eventfilm erstellen: Wie Sie mit einem Aftermovie die Lebensdauer Ihrer Messen und Events verlängern

Ihr Eventfilm kann ein Best-Of sein, ähnlich dem klassischen Event Aftermovie. Sie können aber auch den kompletten Live-Stream on-Demand bereitstellen, damit Teilnehmer und Interessierte ihn auch im Nachhinein noch ansehen können.

Dafür empfiehlt sich dann die Unterteilung in Sektionen. Das geht im Video mittels Übergängen und Einblendungen. Aber auch auf Youtube können sogenannte Sprungmarken gesetzt werden, zu denen Zuschauer dann mittels Mausklick bequem springen können. Damit wären wir dann bei einem weiteren Trend:

Interaktives Video – mit diesem Videomarketing Trend binden Sie Zuschauer aktiv ein

5 Tipps für Ihre Live-Kommunikation trotz Krise

Abschließend haben wir hier 5 Tipps für Ihre Live-Kommunikation.

1. Lassen Sie Events nicht ausfallen

Auch, wenn wir gerade das Gefühl haben, als würde die Welt und die Wirtschaft stillstehen: Das tut sie nicht! Immer mehr Unternehmen erkennen das, denken um und handeln. Handeln auch Sie – jetzt! Lassen Sie sich die Chancen nicht entgehen und nutzen Sie die Krise als Chance.

2. Zeichnen Sie Ihre Veranstaltung auf

Egal, ob Sie Ihr Event live streamen möchten oder im Video vorstellen: Kümmern Sie sich um eine hochqualitative Aufzeichnung in Bild- und Tonqualität. Am besten wenden Sie sich dafür an Profis, und haben Sie keine Angst vor den Kosten. Die Kosten rentieren sich schon durch eingesparte Catering- und Raumkosten, und bringen Gewinn durch die große Reichweite in der online-Auswertung.

3. Streamen Sie das Event live

Nur, weil Ihre Teilnehmer und Besucher gerade nicht zu Ihnen persönlich kommen können, heißt nicht, dass Ihr Event nicht stattfinden kann. Bringen Sie das Event zu Ihrer Zielgruppe! Das funktioniert über ein Videokonferenz-Meeting, über Funktionen von Facebook, Youtube und anderen Kanälen, oder über eigens kreierte Internet-Plattformen. Live-Kommunikation muss nicht ausschließlich „in Person“ heißen.

4. Inszenieren Sie Events völlig neu

Wenn keine Zuschauer mehr vor Ort sind, haben Sie völlig neue Möglichkeiten der Inszenierung. Wie wäre es zum Beispiel mit einer moderierten Talkshow, aufgezeichnet von zwei Kameras, die im Wechsel die Statements, Blicke und Reaktionen einfangen?

Indem Sie über Kamerawinkel und Position bestimmen, bestimmen Sie auch die Blickrichtung und den Fokus der Zuschauer. Sie können also völlig neue Akzente setzen, die bei einem „echten Event“ schier unmöglich wären.

5. Nutzen Sie virtuelle Messen

Eines der Buzzwords in Zeiten von Corona ist die „virtuelle Messe“. Das sind digitale Alternativen und Ergänzungen zu Offline-Messen, bei denen an einem gesammelten Online-Ort zu einem speziellen Thema verschiedene digitale Inhalte angeboten werden.

Dazu gehören virtuelle Messestände, aufgezeichnete oder live gesendete Experten-Talks, Diskussionsrunden und natürlich der bewährte Austausch von Branchen-Insidern.

Weiterführende Informationen zu virtuellen Messeständen finden Sie in diesem Artikel von Rocketexpo: Virtueller Messerundgang und virtueller Messestand.

Fazit: So trotzt Ihr Event der Krise

Wir glauben daran, dass in jeder Krise eine Chance steckt. Wir hoffen, dass auch Sie mit diesem Artikel eine Chance und völlig neue Möglichkeiten für Ihre Live-Kommunikation sehen, die Ihre Events noch erfolgreicher und lukrativer machen können.

Events können digitalisiert und virtuell gestaltet werden. Moderne Audio-Videotechnik ermöglicht das Aufzeichnen und Live-Streaming oder On-Demand Bereitstellen von Veranstaltungen, Konferenzen und sogar von ganzen Messen.

In Zeiten von Corona werden Firmen Events nicht verschwinden, sie werden sich nur verändern. Wir hoffen, dass Sie ein bisschen aus diesem Artikel mitnehmen konnten, und helfen Ihnen gerne bei der Umsetzung. Bleiben Sie gesund!